4 conseils pour gagner en efficacité dans la gestion des formalités préalables
En matière immobilière, il est indispensable de délivrer à vos clients des documents d’urbanisme et environnementaux fiables, qui constituent les formalités préalables, pour sécuriser leur projet.
Externaliser la confection de documents d’urbanisme
En amont d’une transaction immobilière, vous devez effectuer des recherches, plus ou moins approfondies en fonction de la nature du bien, pour vous assurer que le projet de votre client sera bien compatible avec les règles d’urbanisme en vigueur.
Or, les démarches pour recueillir ces informations sont souvent fastidieuses pour les collaborateurs de l’étude, celles-ci étant nombreuses et souvent dispersées. C’est ce que confirme Guilhem Bennasar, directeur Preventimmo : « La valeur ajoutée de notre cabinet d’urbanisme réside dans l’expertise de ses 150 collaborateurs. Professionnels de l’urbanisme, ils s’emploient à collecter et à analyser les dernières données du bien concerné. Ces données très usitées par les notaires ne sont pas forcément à jour sur les plateformes des collectivités, bien souvent dépassées par le rythme des modifications…
C’est donc un travail d’investigation très important mais nécessaire. En effet, les risques liés à ces données sont cruciaux pour le notaire qui engage sa responsabilité aussi bien sur les données fondamentales que sur le devoir de conseil qu’il est dans l’obligation d’apporter à son client.
C’est pour cela que nous effectuons ce travail d’investigation minutieux : pour permettre de restituer une donnée exacte et intelligible par le client du notaire, afin que ce dernier n’engage ni sa responsabilité sur les données fournies, ni sa responsabilité de devoir de conseil auprès de son client. »
Recentrer les collaborateurs sur leur cœur de métier : l’analyse des pièces
Des demandes de pièces auprès de divers interlocuteurs (administrations ou bases de données en ligne) à la vérification de leur contenu, constituer un dossier d’usage pour une vente immobilière est parfois fastidieux et complexe. Pourtant, ce temps de préparation est crucial pour la réussite de l’opération.
Vous pouvez libérez vos équipes grâce à l’automatisation de la confection de certains documents d’urbanisme ou environnementaux :
- Très rapidement, à peine le temps de rédiger votre avant-contrat, vous obtenez des documents ou diagnostics prêts à être annexés,
- Intégrée à votre logiciel de rédaction d’acte, la demande des pièces est simplifiée au maximum,
- Vos collaborateurs se concentrent sur l’analyse des pièces et la rédaction de l’avant-contrat, leur mission principale.
L’ « Urbascore » de Preventimmo est aussi d’une aide précieuse comme l’explique Guilhem Bennasar : « Suivant la note relative de l’Urbascore, outil que nous avons créé pour nous permettre de conseiller au mieux, s’il faut ou non approfondir l’analyse des risques liées au bien, une note de renseignement d’urbanisme (NRU), et plus particulièrement sa synthèse vulgarisée, permet au notaire de rendre un avis totalement factuel sur le bien et lever toute ambiguïté de défaut de conseil auprès de ses clients ».
Utiliser les nouvelles technologies pour simplifier vos formalités préalables
Parce que l’immeuble, objet de la vente, se situe parfois dans une autre région que celle où vous exercez, vous ne disposez pas toujours de la liste des pièces, parfois spécifiques, qu’il convient de réunir.
Un cabinet d’urbanisme expert, sur tout le territoire :
- Dispose de bases de données et d’outils de cartographie constamment mis à jour,
- Vous délivre des documents lisibles, complets et précis, adaptés à la localisation du bien,
- Et vous informe des changements susceptibles d’affecter vos opérations grâce à une veille quotidienne.
Disposer d’un seul outil pour gérer l’ensemble de vos dossiers
Privilégiez un cabinet d’urbanisme proposant des services totalement intégrés à votre logiciel de rédaction d’actes comme Inot ou Kivia pour vos formalités préalables. C’est tout le suivi de vos demandes qui est alors optimisé, ainsi que leur traitement comptable. Plus de doubles saisies non plus.
Ainsi organisés, vous redonnez un temps précieux à vos collaborateurs et sécurisez les projets de vos clients.
Publié par Pauline Leguay pour Preventimmo
